Compleetheid van instructies en gebruiksaanwijzingen

k ben mij ervan bewust dat ik nu geen favoriet onderwerp voor techneuten aansnijd. Ik hoor menige lezer zuchten, alweer gedoe over die papierwinkel. Voor veel techneuten die weleens een deel van of een complete gebruiksaanwijzing of instructie moeten schrijven, is dit een nachtmerrie. En dan begin je ook nog over compleetheid te zeuren. Het hoognodige dat geschreven moet worden, wil men nog weleens schrijven, maar dan ook nog dat gezeur over de compleetheid van de inhoud. Dat gaat veel en veel te ver. Ze hebben bewust voor de techniek gekozen en zijn geen documentalist of schrijver geworden. Dat ze soms – omdat de regelgeving dit vraagt – een stuk moeten schrijven, is nog tot daaraan toe.

Ik kan het me helemaal voorstellen en meestal kan ik het ook zien aan documenten die ik lees. Vaak zijn de gebruiksaanwijzingen gebaseerd op een template die steeds weer met de hoognodige informatie aangepast wordt. Hierbij wordt dan ook nog gebruikgemaakt van de beroemde CTRL C- en V-functie. Het gereed hebben van de documentatie is dan ook eerder het doel dan het streven naar de compleetheid. Waarom dan nu weer dat gezeur over de compleetheid?

Heel simpelweg omdat ik zelf daarmee, op een vervelende manier, in een rechtszaal geconfronteerd werd. Nu ging het in de rechtszaak niet om de compleetheid van een gebruiksaanwijzing van een nieuwe machine, maar om de compleetheid van een schoonmaakinstructie en een LOTO-procedure. Maar iedereen die dit verhaal leest, zal de analogie begrijpen.

Rechtszaak

In de rechtszaak die een bedrijf aangespannen had tegen het ministerie SZW (lees de Inspectie SZW) in verband met een opgelegde boete naar aanleiding van een arbeidsongeval, ging het ook over het feit of de instructies voor de medewerker wel of niet compleet waren.
Tijdens het ongeval was de medewerker een deel van de machine gaan schoonmaken dat volgens het bedrijf niet schoongemaakt behoefde te worden. Het betrof hier de aandrijving van de machine. Dit schoonmaken werd ook nog eens gedaan bij een draaiende machine. Voor schoonmaakwerkzaamheden was binnen het bedrijf een algemene LOTO-procedure van toepassing. Deze LOTO-procedure was bekend bij de medewerkers en van toepassing voor alle machines die binnen het bedrijf aanwezig zijn. De argumentatie van het bedrijf was dan ook dat in de schoonmaakinstructie niet aangegeven was dat ook de aandrijving schoongemaakt moest worden. Volgens het bedrijf was het ook duidelijk dat de machine tijdens schoonmaakwerkzaamheden volgens de algemene LOTO-procedure veiliggesteld moest worden. Tijdens de rechtszaak gaf de Inspectie SZW aan dat in de schoonmaak­instructie wel aangegeven was welke delen van de machine schoongemaakt moesten worden, maar dat er niet aangegeven was welke delen niet schoongemaakt moesten worden. Tevens was hun argumentatie dat het onduidelijk was dat de algemene LOTO-procedure voor de betreffende machine van toepassing was. Volgens hen moest er sprake zijn van een specifieke LOTO-procedure voor de machine. Uiteindelijk nam de rechter in haar oordeel de standpunten van de Inspectie SZW over. Dit ondanks het feit dat de schoonmaakinstructie door het slachtoffer zelf geschreven was. Het niet signaleren van het afwijken van de schoonmaakinstructie werd zowel door de Inspectie SZW als de rechter ook nog eens gezien als het niet adequaat toezicht houden door de leiding van het bedrijf (lees afdelingsleiding).

Veiligheidsmaatregelen

Als we kijken wat bijvoorbeeld de Machinerichtlijn 2006/42/EG aangeeft ten aanzien van de inhoud van de gebruiksaanwijzing, hebben we te maken met twee eisen van de Bijlage I van de Machinerichtlijn 2006/42/EG. In de eis 1.1.2 gaat het over de verantwoording van de fabrikant om bij het opstellen van de gebruiksaanwijzing rekening te houden met niet alleen het beoogde gebruik van de machine, maar ook elk redelijkerwijs voorzienbaar verkeerd gebruik. De gebruiker moet door de fabrikant op het te ontraden gebruik geattendeerd worden. In de eis 1.7.4. gaat het over de inhoud van de gebruiksaanwijzing. In deze eis wordt er gesproken over de minimaal vereiste informatie. In lid r van deze eis wordt er duidelijk gesproken over het moeten beschrijven van de onderhoudswerkzaamheden. Met daarbij als aandachtspunt de veiligheidsmaatregelen die men bij deze werkzaamheden moet nemen. Bij deze veiligheidsmaatregelen bij onderhoud wordt weer verwezen naar eis 1.6.3. waarin staat dat de machine voorzien moet zijn van duidelijk herkenbare inrichtingen (hoofdschakelaar, werkschakelaars) waarmee de machine van de krachtbronnen afgesloten kan worden. Met daarbij de opmerking dat deze inrichtingen vergrendeld moeten kunnen worden. Ook in deze eis wordt weer verwezen naar de te nemen veiligheidsmaatregelen.

Op zich zou dit duidelijk moeten zijn. Maar als we nu eens kijken naar de analogie met de rechtszaak en de daar gehanteerde argumenten dan is het natuurlijk de vraag hoe compleet uw gebruiksaanwijzingen zijn. En of u wel voldoende aangegeven hebt wat men wel of niet met de machine mag doen (met de nadruk op ‘niet’) en welke veiligheidsmaatregelen men moet nemen om veilig de onderhouds- en schoonmaakwerkzaamheden uit te voeren. Vaak wordt er alleen verwezen naar het veiligstellen van de machine met de hoofdschakelaar. Maar hoe zit het met de eventueel aanwezige pneumatiek of hydrauliek? Hoe zit het met de delen die bekrachtigd moeten blijven in verband met het weer goed in gebruik kunnen nemen van de machine? Hoe zit het met hete delen die zelfs na het uitschakelen nog een lange tijd een te hoge oppervlaktetemperatuur hebben? Zijn er werkzaamheden aan de machine waarbij men op het aanwezige veiligheidssysteem kan vertrouwen? Hierbij rekening houdend met het feit dat de machine op dat moment niet conform de eis van het Arbeidsomstandighedenbesluit (artikel 7.5. lid 2)  energie- en drukloos is gemaakt. In hetzelfde artikel staat dat als men de machine niet volledig energie- en drukloos kan maken, men aanvullende doeltreffende maatregelen moet nemen. Maar staat dat ook zo omschreven in de gebruiksaanwijzing en de instructies?

Kritisch controleren

Het is daarom raadzaam om uw gebruiksaanwijzing of uw instructies eens kritisch te (laten) controleren. Laat het eens controleren door iemand anders dan de opsteller, misschien een externe deskundige. Het principe van twee paar ogen zien meer dan één kan u hierbij helpen. Uiteindelijk oordeelde de rechtbank dat het  bedrijf in veel opzichten te kort geschoten was. Ik ben door de rechtszaak ervan overtuigd geraakt dat ook wij, als adviseurs, nog kritischer moeten worden op het werk van anderen en ons eigen werk. Dit vooral gebaseerd op het principe dat voorkomen beter is dan genezen.

Bert Stap

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.